6 soluciones para agilizar la facturación, adelantar los cobros y cumplir la normativa
Una buena facturación va mucho más allá de atender las obligaciones con la Agencia Tributaria. También permite recibir los pagos dentro de plazo, disminuir fallos administrativos, conocer mejor la situación de tesorería y reservar más tiempo para la actividad del negocio en vez de para las gestiones burocráticas. Para numerosas empresas, la implantación obligatoria de la factura electrónica representa una ocasión para revisar de forma integral su sistema de facturación.
Las compañías que sacan partido de este cambio no se limitan a ajustarse a la legislación. Crean una estructura administrativa más robusta, preparada para crecer con mayor control y menos obstáculos. Utilizadas conjuntamente, estas seis plataformas pueden convertir el ciclo de facturación en un procedimiento rápido, automatizado y alineado plenamente con la normativa.
1. Sage: Solución de contabilidad y factura electrónica
Sage constituye una base central para este proceso. Sus herramientas reúnen la gestión comercial, la contabilidad y la facturación electrónica en una misma plataforma adaptada al marco legal español, incluidos los requisitos de Verifactu y de la Ley Crea y Crece. Con Sage, las empresas pueden emitir facturas en los formatos estructurados aceptados, enviarlas mediante los canales correspondientes, recibir documentos de proveedores y contabilizarlos automáticamente.
De este modo, se evita introducir la misma información dos veces, se reducen los errores humanos y se asegura que las facturas emitidas y recibidas se ajusten a las exigencias legales actuales y futuras.
Por qué resulta relevante: Contar con un programa de facturación que cumpla la normativa sustenta todo el procedimiento. Sin esta base, las demás herramientas no pueden operar con eficacia.
2. Expensify: Herramienta para gestionar gastos
El seguimiento de los gastos es, junto con el control de los ingresos, la otra parte esencial de una administración financiera sólida. Expensify permite a los equipos registrar gastos al momento mediante fotografías de tiques y facturas, incorporando extracción automática de información y circuitos de aprobación. Una vez aprobados, los gastos pasan directamente al software contable.
Dentro del marco de la factura electrónica, Expensify complementa la gestión al digitalizar también el tratamiento de los gastos, sin depender de recibos físicos ni de hojas de cálculo elaboradas manualmente.
Por qué resulta relevante: Un sistema digital de gastos conectado con la contabilidad completa el ciclo financiero y elimina una de las causas más habituales de fallos y demoras administrativas.
3. DocuSign: Solución de firma electrónica
Todavía existen contratos, propuestas y acuerdos comerciales que se formalizan en papel, lo que puede retrasar innecesariamente el comienzo de una relación con un cliente. DocuSign, la plataforma de firma electrónica más utilizada en el mundo, permite remitir, firmar y archivar documentación íntegramente en formato digital en pocos minutos.
En relación con la facturación, disponer de contratos firmados digitalmente antes de iniciar el trabajo con un cliente deja las condiciones de pago claramente definidas. Esto reduce el riesgo de conflictos y genera un registro auditable de cada acuerdo comercial.
Por qué resulta relevante: Formalizar digitalmente los contratos al inicio de cada vínculo comercial establece condiciones claras para facturar y limita los desacuerdos vinculados a los términos de pago.
4. Pipedrive: Plataforma de CRM
La facturación suele requerir un traspaso manual de datos cuando los equipos comerciales y administrativos utilizan herramientas separadas. El área comercial cierra la operación y, posteriormente, administración tiene que volver a introducir en el sistema de facturación la información del cliente, los conceptos facturables y el importe, con el consiguiente margen de error.
Pipedrive es un CRM intuitivo y ágil que se integra con soluciones contables y de facturación. Así, los presupuestos aprobados dentro del CRM pueden transformarse automáticamente en facturas, sin duplicar la introducción de datos. La visibilidad sobre el pipeline comercial también facilita anticipar los ingresos del período siguiente.
Por qué resulta relevante: Vincular el proceso comercial con la facturación evita errores de transcripción, acelera la creación de facturas y contribuye a una previsión de ingresos más precisa.
5. Planner5D o Miro: Herramientas de gestión de procesos y proyectos
Para que las facturas puedan emitirse con rapidez, los procesos que las preceden deben estar correctamente organizados. En muchos casos, las demoras no provienen del programa utilizado, sino de la ausencia de un circuito interno definido: quién revisa la factura, quién autoriza su emisión, quién la envía y en qué plazo. Herramientas de gestión de procesos como Miro permiten representar y rediseñar estos flujos antes de automatizarlos.
Cuando el procedimiento ya está definido y documentado, automatizarlo con el software de facturación resulta considerablemente más efectivo y reduce los errores desde el comienzo.
Por qué resulta relevante: Los circuitos internos para aprobar y emitir facturas suelen ser el verdadero punto de bloqueo. Analizarlos y optimizarlos antes de aplicar tecnología facilita la adopción y reduce las fricciones.
6. GoCardless: Plataforma para automatizar cobros
El retraso en el pago de facturas es una de las causas principales de los problemas de tesorería en las pymes. GoCardless ofrece una plataforma de cobros que permite domiciliar pagos mediante débito directo, haciendo que el dinero se reciba en la fecha acordada sin que el cliente tenga que realizar una acción manual.
En empresas que facturan a clientes recurrentes o trabajan con acuerdos de pago periódico, GoCardless reduce casi por completo el riesgo de impago por olvido. Además, los cobros se concilian de manera automática con las facturas correspondientes y el sistema de gestión actualiza en tiempo real el estado de cada una.
Por qué resulta relevante: La automatización de los cobros influye directamente en la tesorería, disminuye el tiempo invertido en reclamaciones y aporta previsibilidad y control al ciclo de cobro.
Preguntas habituales
¿Qué formatos se aceptan para la factura electrónica en España? Entre los formatos reconocidos se encuentran Facturae, UBL y XML del CEFACT de la ONU. En la facturación dirigida a administraciones públicas, Facturae y la plataforma FACe son los canales utilizados habitualmente. El software de facturación homologado crea de forma automática el formato adecuado según el destinatario.
¿Los autónomos deben adaptarse a la factura electrónica? Sí, si bien el calendario de obligatoriedad depende de la facturación anual. En una primera etapa, la exigencia se aplicará a las empresas que superen los 8 millones de euros de facturación. Más adelante, se ampliará al resto de empresas y autónomos. No obstante, desde el inicio todos deberán tener capacidad para recibir facturas electrónicas, sin importar su tamaño.
¿Cuánto puede durar la implantación de un programa de facturación electrónica? Para autónomos y pymes, un software de facturación electrónica como Sage puede ponerse en marcha en unos pocos días. La parte que suele requerir más tiempo consiste en actualizar las bases de datos de clientes con la información necesaria y adaptar los procesos internos. Empezar con suficiente antelación sigue siendo la mejor estrategia.
¿Es posible mantener el software actual tras actualizarlo? Todo depende de que el proveedor haya adaptado su solución a las exigencias de Verifactu y de la Ley Crea y Crece. Es fundamental comprobar que el programa utilizado figura entre las soluciones certificadas y homologadas. Si no aparece, este puede ser el momento de valorar una alternativa que asegure el cumplimiento legal actual y futuro.
¿Qué aporta la factura electrónica aparte del cumplimiento normativo? Sus ventajas operativas son claras: menos errores al introducir datos, un ciclo de cobro más rápido, menor coste de gestión por factura, mejor trazabilidad documental y una visión de la tesorería en tiempo real. Las empresas que han incorporado la factura electrónica de manera proactiva informan de mejoras constantes tanto en la eficiencia administrativa como en los plazos de cobro. |
